A legislação brasileira exige uma série de prestações de contas para empresas e pessoas jurídicas, o que pode assustar muitos empreendedores. Para evitar multas e penalidades, é necessário que operações como IRPJ e obrigações acessórias estejam em dia com a Receita Federal. Uma delas é a ECD, ou Escrituração Contábil Digital.
A ECD 2025,assim como a de 2026 precisa ser preenchida online no portal da Receita Federal que substitui a escrituração feita em papel, facilitando assim o controle de fluxo de órgãos governamentais. Neste conteúdo, você vai entender o que é a ECD e seus prazos, bem como conferir quais foram as regras de entrega para o ano de 2025. Boa leitura.
O que é a ECD?
A Escrituração Contábil Digital, conhecida como ECD, é uma obrigação acessória que tem como objetivo principal a informatização e a digitalização dos registros contábeis de um negócio para fins fiscais e previdenciários. Ela representa um avanço significativo na forma como as empresas lidam com seus documentos contábeis.
Instituída pelo Decreto nº 6.022/2007, a ECD é um módulo do SPED que substitui a escrituração contábil em papel por um arquivo digital transmitido online à Receita Federal. Dessa forma, a ECD proporciona benefícios como agilidade, precisão e maior controle na gestão contábil.
De maneira geral, a ECD contempla os seguintes livros contábeis:
- Livro Diário e seus auxiliares;
- Livro Razão e seus auxiliares;
- Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento contábil.
Assim, todos os livros contábeis que antes eram impressos e assinados por um contador, foram substituídos por versões digitais e contam com assinatura digital. Em resumo, a ECD é o arquivo a ser entregue pelos contribuintes ao fisco, no qual constará toda a contabilidade da empresa.
Obrigatoriedade da ECD 2025
Todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas, que estivessem enquadradas nos regimes de tributação de lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado, estavam obrigadas a realizar a Escrituração Contábil Digital. Possivelmente mesmo escopo seguirá em 2026.
Quem deveria entregar a ECD em 2025?
Segundo a legislação, estavam obrigadas a entregar a ECD em 2025:
- pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real;
- empresas tributadas com base no lucro presumido e que distribuírem, a título de lucro, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros, ou então dividendos, superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
- pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas a apresentar Escrituração Contábil Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
- Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Quem estava isento da entrega da ECD em 2025?
Por outro lado, a legislação também estabeleceu que algumas empresas e pessoas jurídicas estavam isentas de realizar a entrega da Escrituração Digital Contábil em 2025. Eram elas:
- empresas optantes pelo Simples Nacional, desde que não tenham recebido aportes de investidores-anjo;
- empresas optantes pelo Lucro Presumido que adotem livro caixa ou então que não tenham distribuído dividendos sem a incidência do IRRF em valor superior ao da base de cálculo do imposto sobre a renda apurada, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas;
- órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
- Sociedades em Conta de Participação (SCP’s);
- pessoas jurídicas inativas, ou seja, que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no ano-calendário;
pessoas jurídicas imunes, desde que não tenham auferido receitas provenientes de doação ou incentivos em montante superior a R$ 4.800.000,00.
O que deveria constar na ECD 2025?
Sabemos que a Escrituração Contábil Digital serve como um registro detalhado das operações contábeis de uma empresa. Por isso, ao elaborar a ECD (fosse em 2025 ou seja 2026), é muito importante incluir todas as informações e documentos contábeis obrigatórios para evitar multas e penalidades.
Abaixo, você confere as principais informações que devem constar na declaração:
- Livros Diário e Razão: a ECD 2025 deve conter os registros contábeis completos, contemplando o Diário e o Razão da empresa;
- Balancetes Diários: inclusão dos balancetes diários e outros documentos de escrituração auxiliar que forneçam uma visão clara das movimentações contábeis;
- Demonstrações Contábeis: apresentação das demonstrações contábeis obrigatórias, tais como o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e a Demonstração do Fluxo de Caixa;
- Declarações Fiscais e Informações Complementares: inclusão das declarações fiscais exigidas e informações complementares que possam impactar a escrituração contábil;
- Registro de Eventos Contábeis: detalhamento de eventos contábeis relevantes, como fusões, incorporações, cisões e outras operações que influenciam a situação patrimonial da empresa;
- Identificação da Entidade: informações cadastrais e dados que identifiquem claramente a entidade, proporcionando uma visão completa do contexto contábil.
Incluir todas essas informações na ECD (tanto de 2025, como de 2026) contribui não apenas para o cumprimento das obrigações fiscais, mas também para a transparência e confiabilidade das informações contábeis da empresa.
Prazos para a Entrega da ECD em 2025 e 2026
De acordo com as regras da Receita Federal, a ECD 2025 deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao do calendário da escrituração. Ou seja, a entrega da ECD com informações referentes ao ano exercício contábil de 2024 deve ser feita até o dia 30 de junho de 2025.
É importante lembrar que a não entrega da ECD 2025 dentro do prazo estipulado pode resultar em multas e penalidades, incluindo multas e problemas na regularização da empresa junto ao Fisco.
Caso a empresa passe por eventos especiais, como cisão, fusão ou incorporação, a Receita Federal estabelece prazos diferentes:
- se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de junho do ano da escrituração;
- se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
Quais foram as novidades da Escrituração Contábil Digital em 2025?
Até o ano de 2023, a entrega da ECD ocorria sempre no último dia útil do mês de maio. Ou seja, as empresas deveriam transmitir o documento referente ao ano-calendário de 2022 até 31 de maio.
Como diversas outras obrigações fiscais possuem entrega final obrigatória no mesmo período, como o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), o prazo de entrega da ECD 2023 foi estendido em 30 dias, terminando em 30 de junho de 2023. Assim, foi possível distribuir de maneira mais equilibrada ao longo do ano a entrega de obrigações acessórias.
E graças à mobilização da classe contábil, essa prorrogação será mantida nos próximos anos. Isso significa que, desde 2023, a transmissão do ECD ao SPED deve ser realizada até o último dia útil de junho.
Além disso, a ECD 2025 chegou com diversas mudanças em relação aos anos anteriores, com o objetivo de aprimorar ainda mais o sistema e adequá-lo às necessidades do mercado.
Entre as novidades, estavam:
- Novo layout, com estrutura de arquivos mais organizada e compreensível, garantindo uma melhor visualização das informações.
- Inclusão de novos campos que devem ser preenchidos pelas empresas. Esses campos trazem informações específicas, como identificação do responsável pela escrituração, dados sobre a classificação fiscal dos produtos e serviços e informações detalhadas sobre as transações realizadas pela companhia.
- Integração com a EFD-REINF para empresas que possuem retenções de impostos. Essa integração irá facilitar a troca de informações entre obrigações acessórias.
- Validação de dados aprimorada, com regras mais rigorosas para evitar erros que possam levar a autuações fiscais.
Como Preparar e Enviar a ECD 2025 e 2026
Para iniciar a ECD, siga os passos abaixo:
- Faça o download do programa validador da ECD no site oficial da Receita Federal.
- Visite também o portal do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para obter o manual mais recente da ECD. Este material será crucial para orientá-lo durante o processo.
- Caso surjam dúvidas, consulte a seção de perguntas frequentes do SPED para esclarecimentos.
Para gerar o arquivo SPED ECD, siga os passos
- Acesse o módulo SPED ECD no sistema Contábil, localizado em Declarações Digitais / Geração ECD e FCont.
- No campo “Período”, indique o ano complementar para a geração do arquivo, por exemplo, de 01/01/2024 a 31/12/2024.
- Selecione a empresa relevante.
- Prosseguindo, clique em “Avançar”.
- Vá para a seção “Gerar Arquivo no Layout”.
- Complete as informações conforme as especificidades da empresa que executará a ECD.
- No campo “Local para geração do(s) arquivo(s)”, defina a pasta de destino para salvar os arquivos.
- Avance para a próxima etapa.
- Na tela subsequente, escolha as opções para configurar os relatórios desejados no arquivo.
- Na fase de pré-validação, corrija eventuais erros para garantir a validação dos arquivos.
- Após a mensagem “Não foram encontradas ocorrências na pré-validação”, selecione “Concluir”.
- Aguarde a conclusão e acesse a pasta escolhida para salvar o arquivo.
No item 2, em caso de situações de período quebrado, só proceda de maneira diferente quando há uma troca de contador.
Após o passo 3, caso a empresa possua filiais:
- clique em “Gerar arquivo Consolidado”,
- insira o código da matriz em “Empresa Matriz”,
- selecione todas as filiais em “Selecionar Filiais”.
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